L’obiettivo dichiarato di questo elaborato è la determinazione dei costi degli oggetti relativi alla produzione. È necessario però, prima di procedere con la trattazione, rispondere ad una serie di domande su come avvenga tale determinazione, o meglio su quali siano i criteri ed i principi che ne costituiscono la base.
Il mondo d’impresa, o, più precisamente, il mondo dei Sistemi Informativi Aziendali (SIA), è ricco di prodotti software e di soluzioni collaudate in grado di rispondere ai molteplici problemi della gestione ed in grado di soddisfare molte necessità della direzione aziendale.
Il modulo Costi di CyberPlan(R) aggiunge alle soluzioni esistenti delle risposte che prima non erano ottenibili, o forse risponde a domande che la direzione non si era mai posta prima, grazie alle nuove informazioni rese disponibili dalla schedulazione[1], che simula l’andamento nel tempo del modello aziendale. In ogni caso evidenzia come i vecchi sistemi gestionali forniscano delle informazioni inadeguate e spesso fuorvianti.
Una caratteristica fondamentale del modulo costi è che esso non vuole sostituirsi ai gestionali, e pertanto mantiene molte informazioni che fino ad ora sono sempre state ricavate da questi. Il modulo costi, quindi, non potrà mai essere utilizzato dalla direzione separatamente dai gestionali, a meno di non essere integrato in questi come componente avanzato. Normalmente, infatti, CyberPlan(R) viene posto a valle del sistema gestionale, il quale è solitamente in grado di svolgere solo la fase MRP del Closed Loop, raramente anche il CRP e, solo in qualche caso sporadico, anche la schedulazione (sempre, però, a capacità infinita).
Il modulo utilizza, per le sue elaborazioni, i risultati della schedulazione; questo è fondamentalmente il ruolo della contabilità analitica, ovvero quello di sviluppare delle analisi di efficacia ed efficienza a consuntivo rispetto alle previsioni. Chiaramente tale analisi è sempre stata eseguita al termine del processo produttivo, oppure con cadenze periodiche, tipicamente mensili o trimestrali.
In realtà, in talune situazioni, il modulo determina la schedulazione stessa, sfruttando la logica del closed loop. Ed è proprio questa la novità per i contabili: CyberPlan(R) rende perfettamente possibile un’analisi economica immediata e preventiva su ogni attività e su ogni processo, consentendo analisi e decisioni che prima erano lasciate all’esperienza del management.
Il punto di partenza per comprendere il funzionamento del modulo è sempre lo stato dell’arte nei SIA. Essi fanno largo utilizzo dei dati programmati e dei budget creati dai contabili in base alle loro stime, e forniscono dei risultati che risentono degli errori inevitabili, se non addirittura dei margini di errore (sovrastime) volutamente inseriti in questi.
La contabilità, infatti, prima dell’avvento dei Cost Management Systems (CMS) ha sempre conosciuto soltanto due dimensioni: quella preventiva e quella consuntiva. Nella dimensione preventiva, assolutamente indispensabile, si fanno le stime e le congetture sul futuro. Dopo che il processo produttivo è giunto al termine, oppure ad intervalli convenzionali, è possibile verificare lo stato di avanzamento dei lavori e il loro rapporto con quello che era stato preventivato. L’analisi degli scostamenti viene fatta solo in questi istanti e, comunque, alla fine del periodo considerato.
Il modulo costi, invece, risponde utilizzando come input i dati della schedulazione, portando l’analisi degli scostamenti a due livelli, ai quali corrispondono due ordini di determinanti di scostamento. Il primo livello è costituito dallo scostamento tra i dati programmati e quelli schedulati, legato alla capacità produttiva disponibile ed al suo sfruttamento nell’orizzonte temporale della schedulazione. Il secondo livello è quello derivante dallo scostamento tra i dati schedulati e quelli consuntivati, legato alla variabilità ed alle perturbazioni dell’ambiente.
La direzione, quindi, avrà davanti a sé queste due variazioni, alle quali dovrà far fronte di conseguenza. Mentre risulta relativamente agevole agire sul gap esistente tra il programmato e lo schedulato, legato principalmente alla capacità infinita della programmazione, risulta molto più difficile e costoso eliminare il gap tra la schedulazione simulata e la realtà produttiva, anche se è proprio questa l’attività che maggiormente consente all’azienda di migliorare le proprie prestazioni. Questo divario resta legato alla difficoltà di modellizzazione dell’ambiente esterno e al livello di prestazioni desiderato dal sistema produttivo, generando dei trade-off[2].
La schedulazione, infatti, attraverso la modellizzazione delle strutture interne, fornisce una simulazione dei processi aziendali ed è quindi intrinsecamente più precisa degli eventi programmati. È importante, per l’azienda, migliorare continuamente le proprie prestazioni, ma lo è ancora di più conoscere con esattezza quali queste siano in concreto o quali queste possano essere.
Ovviamente la schedulazione non riesce ad essere sempre perfettamente aderente alla realtà, a causa di volute semplificazioni del modello stesso o a causa di perturbazioni esterne.
Si parla, a tale proposito, di robustezza (o stabilità) di un piano, facendo riferimento alle variazioni che lo stesso può subire perturbando le variabili statiche che lo modellizzano (argomento della funzione di produzione)
La configurazione dei costi determinati dal modulo è quella dei costi industriali pieni. Ciò è dovuto al fatto che CyberPlan(R) spiega la parte produttiva dell’azienda e non modellizza la parte organizzativa restante. Questa non è comunque una limitazione troppo pesante, in quanto le altre configurazioni di costo possono realizzarsi utilizzando questa come componente.
Uno dei compiti del modulo costi è quello di determinare il costo di un piano di produzione o delle sue possibili alternative. Si ipotizza, implicitamente, che la realizzazione di un piano o delle sue alternative non abbia costi addizionali a livello organizzativo, ma che tali differenziali si possano circoscrivere all’ambito produttivo. La letteratura delle attività ha sempre sostenuto il contrario, anche se possiamo ragionevolmente ritenere che i costi legati alle transazioni dovute agli aggiustamenti delle leve produttive non possano subire variazioni significative, perlomeno in un certo intorno.
Per le stesse motivazioni sopracitate, la metodologia contabile utilizzata è quella “tradizionale” per centri di costo. In ogni caso l’accuratezza delle determinazioni è garantita dalla premessa dei dati schedulati, che forniscono una sequenza fattibile con ottimizzazioni locali[3] delle operazioni svolte, rendendo particolarmente elevata la tracciabilità dei costi. Mancano completamente i dati relativi ai centri ausiliari ed ai centri non industriali: mentre questi ultimi non vengono considerati in virtù della mancanza di un sostanziale legame causale con i prodotti, quelli ausiliari sono addebitati ai singoli centri di costo come attività da questi richieste. Nel caso dell’energia elettrica, ad esempio, ai centri produttivi verrà addebitato un costo pari alla stima del numero di kWh consumati.
L’output del modulo è una informazione preziosa e più accurata di quella altrimenti ottenibile dai gestionali, che può essere utilizzata a sua volta come dato in input per elaborare configurazioni più sofisticate, che vanno al di fuori della sola area produttiva, e comprendono i costi degli altri anelli della catena del valore, tipicamente delle aree commerciale ed amministrativa, oppure anche semplicemente i costi di progettazione, che, come noto, sono relativi al livello codice di prodotto e non al livello unitario, se non tramite imputazione.
Quello che può nascere, a questo punto, è una sorta di closed loop tra il gestionale e CyberPlan(R), il quale può fornire come feed-back all’ERP dei dati più precisi sullo sfruttamento delle risorse, avviando in tal modo il ciclo di raffinamento del modello.
[1] In realtà il merito dei risultati ottenibili è da imputare allo strumento nel suo complesso, che tra gli altri componenti include lo schedulatore a logica simulativa, il quale, grazie alla capacità finita, costituisce la vera differenza rispetto agli ERP.
[2] Ad esempio, la direzione potrebbe programmare una massiccia manutenzione preventiva per non rischiare un imprevisto fermo macchina con i conseguenti disagi per la schedulazione, pagando come prezzo la conseguente riduzione della capacità disponibile. Per approfondimenti, si rimanda al capitolo sulla capacità produttiva.
[3] Il CyberPlan(R), come già detto altre volte, è uno schedulatore dotato di ottimizzazioni locali, non un algoritmo di ottimizzazione.
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